Informativa sul trattamento dei dati personali dei soggetti coinvolti in segnalazioni

Il Titolare Humana Italia S.p.A. può essere contattato all’indirizzo mail dedicato privacy@humana.it oppure inviando una missiva presso la Sede Legale in Viale Liguria 22/A, Milano (MI), 20143. La Società si avvale di un responsabile per la protezione dei dati personali (anche noto come Data Protection Officer “DPO”). Il DPO può essere contattato tramite il seguente canale di comunicazione: dpo@humana.it.

Questa informativa è rivolta alle persone, diverse da chi invia la Segnalazione (il “Segnalante”), citate nella Segnalazione. Ad esempio, si tratta dei soggetti che hanno commesso o che sono stati ad altro titolo coinvolti nella condotta illecita segnalata. Questa informativa si riferisce altresì al trattamento dei dati dei soggetti che abbiano facilitato l’operato del Segnalante e la cui identità emerga dalla lettura della Segnalazione. Per conoscere le modalità di trattamento dei dati personali del Segnalante è possibile consultare l’informativa disponibile a questo link.

3.1 In cosa consiste una Segnalazione

Una Segnalazione Whistleblowing consiste in una comunicazione avente ad oggetto la commissione di illeciti civili, penali, amministrativi all’interno della Società. Ordinariamente, la Segnalazione viene inviata attraverso una piattaforma predisposta dalla Società a questo scopo.

3.2 Se l'identità del Segnalante è nota e responsabilità

Il Segnalante può decidere se inviare una Segnalazione in forma anonima oppure rivelare la propria identità. Pertanto, la sua identità potrebbe non essere conosciuta. L’identità e la riservatezza del Segnalante sono sempre tutelate, così come egli è sempre garantito contro ritorsioni e forme di responsabilità legale. Tuttavia, qualora la Segnalazione rappresenti fatti falsi o evidentemente distorti, il Segnalante potrà incorrere nella responsabilità penale per i reati di diffamazione (art. 595 c.p.) e calunnia (art. 368 c.p.).

3.3 Cosa succede dopo la presentazione di una Segnalazione

La Società ha individuato un responsabile della gestione della Segnalazione (“Responsabile”), incaricato di valutare la fondatezza della Segnalazione e redigere un report conclusivo su di essa. Al termine di questa attività, la Società potrebbe avviare un procedimento disciplinare interno o, se del caso, portare i fatti a conoscenza dell’Autorità Giudiziaria al fine di comunicare la commissione di reati o intraprendere azioni giudiziarie.

I dati trattati saranno i seguenti:

• Dati identificativi e di contatto: nome e cognome

• Oggetto e contenuto della Segnalazione: ivi compresa qualsiasi altra informazione che possa emergere dalla lettura della Segnalazione stessa.

Il Titolare potrebbe anche trattare categorie particolari di dati personali che emergano dal contenuto della Segnalazione, quali quelli relativi all'origine razziale o etnica, alle opinioni politiche, alle convinzioni religiose o filosofiche, o all'appartenenza sindacale, dati relativi alla salute o alla vita sessuale o all'orientamento sessuale della persona oppure dati relativi a condanne penali o amministrative pregresse.

Nel rispetto del principio di minimizzazione, la Società provvederà a cancellare, distruggere o, se ciò non risultasse possibile, ad oscurare i dati personali contenuti nelle Segnalazioni nel caso in cui gli stessi non risultino necessari per il perseguimento delle finalità del trattamento.

I dati forniti dal Segnalante vengono trattati al solo scopo di gestire e dare seguito alle Segnalazioni come effettuare le necessarie attività istruttorie volte a verificare la fondatezza dei fatti ivi dichiarati e l’adozione dei conseguenti provvedimenti.

Di seguito, le finalità del trattamento con la relativa base giuridica:

In aggiunta, i predetti dati sono utilizzati per compiere tutte le attività a queste strumentali e accessorie e comunque necessarie al perseguimento delle finalità.

Il trattamento dei dati personali presenta rischi specifici per i diritti e le libertà e, pertanto, è preceduto da una valutazione d’impatto sulla protezione dei dati. Il trattamento avviene tramite l’adozione di misure di sicurezza tecniche e organizzative, ai sensi dell’art. 32 del GDPR, idonee a garantire la confidenzialità, l’integrità e la sicurezza dei dati. In particolare, la Piattaforma opera secondo un sistema di crittografia, che garantisce la riservatezza delle informazioni contenute e scambiate attraverso la Piattaforma (https://digitalroom.bdo.it/humana). Sono altresì create copie di backup dei dati, in modo che essi siano sempre disponibili ed integri. In aggiunta, al fine di garantire la certezza delle operazioni svolte, viene svolta la registrazione dei log di sistema delle operazioni di sistema svolte dal Responsabile sulla Piattaforma. La Società ha inoltre dato specifica autorizzazione e istruzioni sul trattamento dei dati personali al Responsabile e agli altri soggetti preposti e si è dotata di una procedura dedicata alla gestione delle Segnalazione, in modo da stabilire un processo operativo idoneo a garantire i diritti di legge.

La Società raccoglie i dati personali attraverso la Piattaforma di Segnalazione degli illeciti e li elabora direttamente avvalendosi dell’opera di soggetti, opportunamente designati e istruiti, che agiranno in veste di Autorizzati al trattamento, solo per le finalità descritte nella presente informativa.

Il personale autorizzato agirà sotto vincolo di riservatezza, adottando appropriate misure di sicurezza. La tutela dell’identità è garantita rispetto a soggetti non autorizzati al trattamento di tali dati personali.

Alcune informazioni potrebbero essere comunicate a titolari autonomi del trattamento come studi legali o l’Autorità Giudiziaria, esclusivamente al ricorrere dei presupposti di legge.

I dati vengono raccolti tramite la Segnalazione e tramite le attività di istruttoria supplementari, che consistono nello svolgere interviste e incontri con il Segnalante.

I dati non saranno oggetto di diffusione a soggetti indeterminati.

I Dati sono conservati e comunque trattati all’interno dell’Unione Europea e non saranno trasferiti in paesi extra UE.

Le Segnalazioni e la relativa documentazione sono conservate 5 anni a decorrere dalla data della comunicazione dell’esito finale della procedura di Segnalazione.

È possibile una conservazione per un periodo di tempo maggiore nel caso in cui i dati vengano utilizzati dalla Società per la gestione di un procedimento giudiziario che si protragga oltre tale termine.

In caso di Segnalazioni ritenute infondate alle quali non verrà dato seguito, i dati verranno cancellati al termine dell’istruttoria interna alla Società.

L’esercizio dei diritti degli interessati (es. accesso, rettifica, aggiornamento, cancellazione, limitazione del trattamento, portabilità, opposizione) può essere limitato qualora dall'esercizio di tali diritti possa derivare un pregiudizio effettivo e concreto alla riservatezza dell’identità del Segnalante. Tale limitazione può essere attuata per il tempo e nei limiti in cui ciò costituisca una misura necessaria e proporzionata, tenuto conto dei diritti fondamentali e dei legittimi interessi dell'interessato.

Il soggetto segnalato ha diritto di essere informato della Segnalazione che lo riguarda nell’ambito del procedimento eventualmente avviato nei suoi confronti a seguito della conclusione dell’attività di verifica e di analisi della Segnalazione e nel caso in cui tale procedimento sia fondato in tutto o in parte sulla Segnalazione.

In aggiunta, è garantita la riservatezza dell’identità del facilitatore e della persona menzionata nella Segnalazione fino alla conclusione dei procedimenti avviati in ragione della Segnalazione.

I diritti possono essere esercitati tramite il Garante per la protezione dei dati. Quando viene meno il motivo che giustifica la limitazione, l’istanza per l’esercizio dei diritti può essere presentata all’indirizzo privacy@humana.it o dpo@humana.it, oppure inviando una missiva presso la sede legale della Società. In questa circostanza, gli interessati che ritengono che il trattamento dei dati personali a loro riferibili così effettuato avvenga in violazione di quanto previsto dalla disciplina in materia di protezione dei dati personali hanno il diritto di proporre reclamo al Garante ex art 77 GDPR (https://www.garanteprivacy.it/reclamo) o ricorso dinanzi all’autorità giudiziaria (art. 79 del GDPR e art. 140-bis, D. Lgs. 196/2003 – Codice della privacy).